用Excel做数据排序的常用方法与技巧

用Excel做数据排序的常用方法与技巧

　　在用Excel制作相关的数据表格时，我们可以利用其强大的排序功能，浏览、查询、统计相关的数字。下面，我们以图1所示的“员工基本情况登记表”为例，来全面体验一番Excel的排序功能。

　　一、快速排序

　　如果我们希望对员工资料按某列属性(如“工龄”由长到短)进行排列，可以这样操作:选中“工龄”列任意一个单元格(如I3)，然后按一下“常用”工具栏上的“降序排序”按钮即可(参见图1)。

　　小提示:①如果按“常用”工具栏上的“升序排序”按钮，则将“工龄”由短到长进行排序。②如果排序的对象是中文字符，则按“汉语拼音”顺序排序。③如果排序的对象是西文字符，则按“西文字母”顺序排序。

　　二、多条件排序

　　如果我们需要按“学历、工龄、职称”对数据进行排序，可以这样操作:选中数据表格中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框(图2)，将“主要关键词、次要关键词、第三关键词”分别设置为“学历、工龄、职称”，并设置好排序方式(“升序”或“降序”)，再按下“确定”按钮就行了。

　　三、按笔划排序

　　对“姓名”进行排序时，国人喜欢按“姓氏笔划”来进行:选中姓名列任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框(参见图2)，单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框(图3)，选中其中的“笔划排序”选项，确定返回到“排序”对话框，再按下“确定”按钮即可。

　　小提示:如果需要按某行属性对数据进行排序，我们只要在上述“排序选项”对话框中选中“按行排序”选项即可。

　　四、自定义排序

　　当我们对“职称”列进行排序时，无论是按“拼音”还是“笔划”，都不符合我们的要求。对于这个问题，我们可以通过自定义序列来进行排序:

　　先把相应的职称序列按需要排序的顺序输入到相应的单元格区域(如N2至N18)中(图4);执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框(图5)，切换到“自定义序列”标签下，在“从单元格中导入序列”右侧的方框中输入“$N$2:$N$18”(也可以用鼠标选择输入)，然后单击“导入”按钮，将相应的序列导入到系统中，确定返回。

　　小提示:序列导入后，原来N2至N18区域中输入的数据可以删除，导入的序列在其他Excel文档中均可直接使用。

　　选中“职称”列任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框(参见图3)，按“自定义排序次序”选项右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选中上述“导入”的序列，确定返回到“排序”对话框，再按下“确定”按钮即可。

　　五、用函数进行排序

　　有时，我们对某些数值列(如“工龄、工资”等)进行排序时，不希望打乱表格原有数据的顺序，而只需要得到一个排列名次。对于这个问题，我们可以用函数来实现(以“工龄”为例):在“工龄”右侧插入一个空白列(J列)，用于保存次序(图6)，然后选中J2单元格，输入公式:=RANK(I2,$I$2:$I$101)，然后再次选中J2单元格，将鼠标移至该单元格右下角成“细十字线状”时(这种状态，我们通常称之为“填充柄”状态)，按住左键向下拖拉至最后一条数据为止，次序即刻显示出来(图6)。

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　　小提示:若要升序排序，可在公式最后增加一个“非零”参数，如将上述公式改为:=RANK(I2,$I$2:$I$101,1)。

　　六、让序号不参与排序

　　当我们对数据表进行排序操作后，通常位于第一列的序号也被打乱了，如何不让这个“序号”列参与排序呢?我们在“序号”列右侧插入一个空白列(B列)，将“序号”列与数据表隔开。用上述方法对右侧的数据区域进行排序时，“序号”列就不参与排序了。

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　　小提示:插入的空列会影响表格的打印效果，我们可以将其隐藏起来:选中B列(即插入的空列)，右击鼠标，再选择“隐藏”选项即可。

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