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Office常用功能另类用法介绍

http://www.ybf100.com类型:操作系统教程发布时间:06-07阅读次数:943
Office常用功能另类用法介绍 Word和Excel是大家常用的办公软件,一般用它们来编辑处理文字以及数据表格。其实仔细挖掘一下,还可以让Office作为我们的兼职小助手,来完成其他一些另类的功能。

    一、轻松实现批量截图

  平时为稿件配图,笔者都是直接使用键盘上的Print Screen键来帮忙,不过由于系统剪贴板每次只能保存一次复制内容,每次截图完后就需要启动画图程序,将图像粘贴保存。后来发现只要利用Office的剪贴板就可以实现批量截图,因为Office的剪贴板可以记忆多次复制的内容(包括文本和图片),这样启动Word后就可以用它的剪贴板来批量保存Print Screen键截获的图片。具体方法如下:

  第一步:保存图片。运行Word后,单击“编辑→Office剪贴板”,Word就会在右侧窗口启动剪贴板并自动收集复制的内容。首先将剪贴板内容清空,然后依次按下Print Screen键截图(按下Alt+Print Screen键可以捕捉当前活动窗口),随后就可以在Word中看到剪贴板保存的图像了(如图1)。

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图1

    小提示

    Office的剪贴板最多可以保存6张图片。

  第二步:提取图像。现在依次单击剪贴板项目,就可以快速将图片粘贴到稿件制定位置中。如果要另外保存,新建一个Word文档,依次选择“工具→选项→常规”,单击“WEB选项”按钮,在弹出窗口单击“浏览器”选项卡,勾选“选项”下方的“允许将PNG做为图片格式”;单击“图片”选项卡,将图片每英寸分辩率设置为“120”。最后单击“文件→保存”命令,以“截图.htm”为名、保存类型选择“Web(*.htm;*.html)”,保存在G:\下。保存后打开“g:\截图.files”这个文件夹,就可以看到所有的截图了。

    小提示

  启动“画图”后,依次单击相应的剪贴板项目也可以将图像直接粘贴到画图程序中。此外,操作完毕要将剪贴板内容清空以释放内存。

    二、快速将文档转换为图片

  由于我们办公室没有打印机,一些Word文档都要送到厂部集中打印,有时候打印员可能会误操作修改了文档。其实要避免此类情况的发生,只要将文档转换为图片打印即可。方法是:在Word中复制文档后(如果文档有多页,需要分页复制),另建一文档,单击“编辑→选择性粘贴”(如图2),然后选择“图片(增强型图元文件)”,粘贴后就可以迅速将文档转换为图片了。同上,将文档另存为“文档.htm”文件,提取其中的图片拿去打印即可,因为是图片,打印员自然无法修改了。

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图2

    三、电话号码升级我不急

  随着城市电信事业的发展,很多城市的电话号码都升级到8位,客户电话号码的变更给公司业务联系带来不便。由于升级城市覆盖面很广,需要修改的电话号码繁多,因此手工修改工作量很大。不妨用Excel快速完成客户电话号码升级工作,下面以升级青岛客户号码为例(升位规则是在原7位号码前加“8”)。

  1.提取数据。首先在Excel中打开客户电话簿,在电话号码列前添加一列,然后用“自动填充”工具,将列的内容填充为“8”,接着用鼠标选中这两列内容复制后粘贴到记事本国。

    小提示

  如果电话号码规则是在不同字头号码前加不同的数字,可以先对Excel列中数据进行排序后再填充不同的数字。

  2.替换分隔符。因为从Excel复制的数据是用分隔符隔开的,所以需要对其处理一下。单击记事本“编辑→替换”命令,在弹出窗口中,“查找内容框”粘贴上分隔符内容,“替换为”框置空(如图3)。单击“全部替换”即可将分隔符删除,然后将编辑过的记事本内容重新复制到Excel中。OK,这样就顺利完成所有电话号码的升级工作。

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图3


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